Mod.INFO C12 – Informativa segnalante whistleblowing
Rev.01 del 19.12.2023
INFORMATIVA SEGNALANTE WHISTLEBLOWING
Nel rispetto di quanto previsto dal Reg.UE 679/2016- GDPR Le forniamo le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti. La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 e del D. Lgs.196/2003 c.m. dal D.lgs. 101/2018
Il Titolare del Trattamento
Responsabile della Protezione dei dati
ll Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati personali (Data Protection Officer – DPO/RPD) che può essere contattato per ogni informazione e richiesta via e-mail: dpo@vuscom.it.
Finalità del Trattamento e base giuridica
I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con il medesimo, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
Tipologia di dati trattati
La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, rapporto lavorativo, ecc.) nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a questa allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale).
Basi Giuridiche del trattamento
Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare del D. Lgs.24/2003:
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Il trattamento per la finalità indicata si fonda sull’obbligo di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento (art.6 1. Lett.c) Reg.UE 679/2016;
Si precisa che, in ragione di quanto disposto D.lgs. 24/2023, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.
Destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali
Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria e l’ANAC.
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dal personale del Titolare del Trattamento che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo;
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dal gestore delle segnalazioni whistleblowing in qualità di soggetto designato;
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dal fornitore del servizio di erogazione e gestione operativa della piattaforma tecnologica di digital whistleblowing in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.
I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione.
Alla segnalazione e all’identità del segnalante non è possibile accedere. Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito di procedimenti dinanzi all’Autorità Giudiziaria, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria.
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell'art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui la riservatezza non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l'identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della Disciplina Privacy.
Pertanto, l'identità del segnalante può essere rivelata solo nei casi in cui:
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la contestazione dell’addebito sia fondata in tutto o in parte sulla segnalazione, la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e la persona segnalante abbia prestato il consenso espresso alla rivelazione della propria identità. Solo in questo caso la segnalazione potrà essere utilizzata.
Modalità del trattamento:
I dati personali saranno trattati anche con modalità manuali e con l’ausilio di strumenti elettronici per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Il Titolare attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; Il Titolare impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo, nel pieno rispetto dell’art. 32 del GDPR.
Periodo di conservazione dei dati
I periodi di conservazione sono di seguito indicati:
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le segnalazioni che sono state valutate non rilevanti e archiviate sulla base di quanto previsto dalla procedura aziendale adottata dal Titolare verranno cancellate decorsi 120 giorni dal completamento delle verifiche dei fatti esposti nella denuncia;
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tutte le altre segnalazioni ricevute tramite i canali di segnalazione ammessi, gli eventuali documenti allegati alla segnalazione o ricevuti nel corso della fase di indagine sono conservati per il periodo prescrizionale di 5 anni, a far data dalla data di chiusura della segnalazione.
Inoltre, trascorsi i periodi di conservazione sopra indicati, le segnalazioni potranno essere conservate solo in forma anonimizzata per soli fini statistici.
